Prozessdigitalisierung und Automatisierung im Dokumentenmanagement mit d.velop documents: Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag (1)
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Automatisierung im Dokumentenmanagement sind längst keine Zukunftsmusik mehr – sie sind im Arbeitsalltag vieler Unternehmen angekommen. Lösungen wie d.velop documents ermöglichen es, alltägliche Aufgaben effizienter und fehlerfreier zu gestalten. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf konkrete Beispiele, wie d.velop die Prozessdigitalisierung und Automatisierung in typischen Unternehmensszenarien revolutioniert.
Urlaubsantrag: Vom Papierformular zur digitalen Genehmigung in Minuten
In vielen Unternehmen ist der Urlaubsantrag nach wie vor ein zeitaufwändiger Prozess: Ein Mitarbeiter füllt ein Formular aus, reicht es ein, und es durchläuft mehrere Genehmigungsstufen, bevor die Personalabteilung den Antrag finalisiert. Dieser Prozess ist nicht nur langsam, sondern auch anfällig für Fehler und Verzögerungen.
Mit d.velop documents:
Digitaler Antrag: Der Mitarbeiter stellt den Urlaubsantrag über eine digitale Plattform. Das Formular ist vorab mit relevanten Informationen ausgefüllt, wie zum Beispiel verfügbaren Urlaubstagen.
Automatisierte Genehmigungsworkflows: Der Antrag wird automatisch an die zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet. Diese können den Antrag direkt in der Plattform genehmigen oder ablehnen – mit nur einem Klick.
Echtzeit-Benachrichtigungen: Der Mitarbeiter und die Personalabteilung erhalten sofortige Benachrichtigungen über den Status des Antrags, was den Prozess beschleunigt und Transparenz schafft.
Integration mit Zeiterfassung: Genehmigte Urlaubstage werden automatisch in das Zeiterfassungssystem übernommen, wodurch Doppelarbeit und Fehler vermieden werden.
Rechnungsverarbeitung: Von der manuellen Dateneingabe zur automatisierten Prüfung
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist in vielen Unternehmen noch immer gang und gäbe. Mitarbeiter müssen Rechnungsdaten in das System eingeben, diese prüfen und die Genehmigung einholen. Dieser Prozess kann bei einem hohen Rechnungsaufkommen zu erheblichen Verzögerungen und Fehlern führen.
Mit d.velop documents:
Digitale Rechnungserfassung: Eingehende Rechnungen werden automatisch digital erfasst und ins System eingepflegt. OCR-Technologie (Optical Character Recognition) liest die relevanten Informationen aus, sodass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist. Das funktioniert natürlich auch mit E-Rechnungen.
Automatisierte Prüfungen: Die Rechnungen durchlaufen automatische Prüfungen, z.B. gegen Bestellungen oder Verträge. Bei Übereinstimmung erfolgt die automatische Freigabe und Weiterleitung zur Zahlung.
Genehmigungsworkflow: Bei Abweichungen wird die Rechnung automatisch an den zuständigen Mitarbeiter zur Überprüfung und Freigabe weitergeleitet.
Archivierung und Compliance: Die Rechnungen werden revisionssicher digital archiviert, wodurch die Einhaltung von Compliance-Vorschriften gewährleistet ist.
Vertragsmanagement: Effiziente Verwaltung und automatische Erinnerungen
Verträge sind oft das Rückgrat eines Unternehmens. Doch das Management dieser Verträge – vom Abschluss bis zur Kündigung oder Verlängerung – kann ohne ein geeignetes System sehr chaotisch und fehleranfällig sein. Wichtige Fristen werden übersehen, und die Vertragsdokumentation ist oft unübersichtlich.
Mit d.velop documents:
Zentralisierte Vertragsverwaltung: Alle Verträge werden in einem zentralen, digitalen Archiv gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Das sorgt für Transparenz und erleichtert den Zugriff.
Automatisierte Fristenüberwachung: d.velop überwacht automatisch alle Fristen und Meilensteine in den Verträgen. Die zuständigen Mitarbeiter erhalten rechtzeitig Erinnerungen, um Verlängerungen, Kündigungen oder andere Maßnahmen fristgerecht vorzunehmen.
Workflow-Automatisierung: Vertragsgenehmigungen und -änderungen durchlaufen automatisierte Workflows, die sicherstellen, dass alle relevanten Stakeholder einbezogen werden und die Vorgaben eingehalten werden.
Einfache Vertragsänderungen: Änderungen können direkt im System vorgenommen werden, und alle Beteiligten erhalten automatische Benachrichtigungen über die Aktualisierungen.
Onboarding neuer Mitarbeiter: Vom Papierkrieg zum digitalen Erlebnis
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein komplexer Prozess, der zahlreiche Dokumente und Genehmigungen erfordert. Traditionell bedeutet dies viel Papierkram und manuelle Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen, was den Prozess in die Länge zieht und oft zu Verzögerungen führt.
Mit d.velop documents:
Digitales Onboarding-Paket: Neue Mitarbeiter erhalten ein digitales Onboarding-Paket, das alle erforderlichen Dokumente, Formulare und Informationen enthält. Sie können diese Dokumente online ausfüllen und einreichen.
Automatisierte Arbeitsabläufe: Der gesamte Onboarding-Prozess wird durch automatisierte Workflows gesteuert, die sicherstellen, dass alle notwendigen Schritte – von der Vertragsunterzeichnung bis zur Einrichtung von IT-Zugängen – fristgerecht und koordiniert ablaufen.
Integration mit HR-Systemen: Alle relevanten Daten werden automatisch in die bestehenden HR-Systeme übernommen, wodurch der Prozess reibungslos und effizient gestaltet wird.
Nachverfolgung und Dokumentation: Der Fortschritt des Onboardings wird in Echtzeit verfolgt, und alle relevanten Dokumente werden automatisch archiviert, sodass nichts verloren geht.
Prozessdigitalisierung mit d.velop als Wettbewerbsvorteil
Diese Beispiele zeigen, wie d.velop documents durch Prozessdigitalisierung und Automatisierung das Dokumentenmanagement in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens revolutionieren kann. Von der Bearbeitung von Urlaubsanträgen über die Rechnungsverarbeitung bis hin zum Vertragsmanagement und Onboarding – die Vorteile sind klar: höhere Effizienz, weniger Fehler und eine deutlich verbesserte Nutzererfahrung.
Die Integration solcher digitalen Lösungen ist nicht nur ein Schritt in die Zukunft, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die d.velop nutzen, sind in der Lage, ihre Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, die ihren Erfolg ausmachen. Wenn auch Sie Ihr Unternehmen auf das nächste Level heben möchten, ist d.velop die ideale Lösung, um den Schritt in die digitale Transformation zu wagen.
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