Die E-Rechnung kommt

Die E-Rechnung kommt!

Wir möchten Sie auf eine bedeutende Änderung im Bereich des Rechnungswesens aufmerksam machen, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Dies ist ein zentraler Schritt, um die Effizienz und Transparenz in den Geschäftsprozessen zu erhöhen.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

• Effizienzsteigerung: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere und kostengünstigere Verarbeitung.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Verbesserte Nachverfolgbarkeit der Rechnungsprozesse.

• Fehlerreduktion: Automatisierte Prüfprozesse verringern die Fehlerquote.

Abgrenzung: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen erst ab 2027/2028

Während ab 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen müssen, ist die Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen voraussichtlich erst ab 2027 bzw. 2028 vorgesehen. Diese zeitliche Staffelung ermöglicht es Unternehmen, sich schrittweise auf die neuen Anforderungen einzustellen und ihre Systeme entsprechend anzupassen.

Wie werden E-Rechnungen zugestellt?

E-Rechnungen können über verschiedene Kanäle zugestellt werden, darunter:

• E-Mail: Die Rechnung wird als PDF oder XML-Datei versendet.

• Webportale: Unternehmen können Rechnungen über spezielle Portale hochladen und abrufen.

• EDI (Electronic Data Interchange): Diese Methode ermöglicht einen direkten Datenaustausch zwischen den IT-Systemen der Geschäftspartner.

Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Bei den E-Rechnungen werden insbesondere zwei Formate relevant:

• XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Es ist besonders für den B2G-Sektor (Business-to-Government) relevant und standardisiert den Rechnungsdatenaustausch in der öffentlichen Verwaltung.

• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF- als auch eine XML-Datei enthält. Dieses Format ermöglicht es, die Rechnung sowohl maschinell als auch visuell zu verarbeiten, was es besonders für B2B-Geschäfte (Business-to-Business) attraktiv macht.

Beide Formate sind darauf ausgelegt, die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung zu fördern und die Fehlerquote zu reduzieren. XRechnung ist strenger standardisiert und wird in der öffentlichen Verwaltung verpflichtend, während ZUGFeRD mehr Flexibilität bietet und auch im Mittelstand weit verbreitet ist.

Was gilt für den Rechnungsempfänger?

Rechnungsempfänger müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen ordnungsgemäß empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet:

• Eingangskontrolle: Überprüfung der E-Rechnung auf formale und inhaltliche Richtigkeit.

• Archivierung: Gesetzeskonforme, digitale Archivierung der E-Rechnung.

• Integration in die Buchhaltungssoftware: Automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.

Unternehmen sollten frühzeitig ihre Systeme prüfen und anpassen, um den reibungslosen Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sicherzustellen. Hierbei unterstützen wir Sie!

Blick in die EU: Was gilt anderswo?

In der EU haben einige Länder bereits strengere Regelungen für E-Rechnungen eingeführt. In Italien beispielsweise ist der Versand und Empfang von E-Rechnungen im B2B- und B2C-Bereich bereits verpflichtend. Auch Frankreich plant, die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich ab 2026 einzuführen. Die europäische Gesetzgebung zielt insgesamt darauf ab, die E-Rechnung flächendeckend zu etablieren, um die grenzüberschreitende Zusammenarbeit zu erleichtern und die Steuertransparenz zu erhöhen.

Handeln Sie jetzt!

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Nutzen Sie die Zeit bis 2025, um Ihre Systeme zu optimieren und sich auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten. Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen rechtzeitig auf diese Änderungen vorzubereiten. Gemeinsam meistern wir die Herausforderungen der Digitalisierung und optimieren Ihre Geschäftsprozesse.