E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Das Wichtigste in Kürze

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen endet die Übergangsfrist am 31. Dezember 2027.
• Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.
• Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze, Rechnungen an Privatkunden und Kleinunternehmer beim Ausstellen.
• Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Ausgangs- und Eingangsprozesse im ERP, die Archivierung und die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten vorzubereiten.

Die E-Rechnung ist in Deutschland längst keine Zukunftsmusik mehr. Seit 2025 gilt die Pflicht zum Empfang, und mit dem Jahreswechsel 2026/2027 beginnt für viele mittelständische Unternehmen auch die Pflicht zum Versand. Wer jetzt noch Rechnungen als PDF per E-Mail verschickt, sollte die verbleibende Zeit nutzen, um Prozesse und Systeme umzustellen. Dieser Beitrag fasst den Stand Oktober 2026 zusammen: welche Fristen gelten, was als E-Rechnung zählt und was Unternehmen jetzt konkret tun sollten.

Die Fristen im Überblick

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnung für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B) eingeführt hat. Die Pflicht kommt gestaffelt:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig.
• Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen für ihre Umsätze noch sonstige Rechnungen ausstellen – also Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat, müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Außerdem dürfen Rechnungen im Jahr 2027 noch per EDI in einem nicht EN-16931-konformen Format übermittelt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle betroffenen B2B-Umsätze. Etablierte EDI-Verfahren bleiben zulässig, sofern sie die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

Wichtig zur 800.000-Euro-Grenze: Maßgeblich ist der gesamte Umsatz des Unternehmens im Jahr 2026, nicht nur der B2B-Anteil. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte das frühzeitig mit der Steuerberatung klären.

Die Finanzverwaltung hat die Einzelheiten in mehreren BMF-Schreiben konkretisiert, unter anderem vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025. Diese regeln zum Beispiel Formatfragen, Dauerrechnungen, Verträge als Rechnung und die Aufbewahrung.

Was zählt als E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. In der Praxis sind vor allem zwei Formate relevant:

• XRechnung: ein reines XML-Format. Es ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbreitet, eignet sich aber ebenso für B2B.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format, bei dem strukturierte XML-Daten in ein PDF eingebettet sind. Menschen können das PDF lesen, Systeme verarbeiten die Daten. Es erfüllt die Anforderungen, wenn das verwendete Profil der EN 16931 entspricht.

Keine E-Rechnung sind dagegen ein reines PDF, ein eingescanntes Papierdokument oder ein Link auf ein Kundenportal. Solche Rechnungen gelten als „sonstige Rechnung“ und sind nur noch während der Übergangsfristen zulässig.

Wie die E-Rechnung zugestellt wird – per E-Mail-Anhang, über ein Portal oder per EDI – vereinbaren Rechnungssteller und Empfänger. Entscheidend ist, dass das Format strukturiert bleibt.

Ausnahmen von der Pflicht

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind insbesondere:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise
• bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) und Rechnungen an Empfänger im Ausland
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen – empfangen müssen auch sie E-Rechnungen können

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) unterliegen schon länger eigenen Vorgaben und werden in der Regel als XRechnung über die Portale von Bund und Ländern eingereicht.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Das Jahr 2026 ist für viele Mittelständler das letzte Jahr, in dem alles beim Alten bleiben darf. Diese Schritte sollten bis zum Jahreswechsel erledigt sein:

1. Betroffenheit klären: Gesamtumsatz 2026 abschätzen und festlegen, ob die Versandpflicht ab 2027 oder ab 2028 gilt.
2. Ausgangsrechnungen umstellen: Prüfen, ob das ERP- oder Fakturierungssystem E-Rechnungen im passenden Format erzeugen kann, und Stammdaten wie Leitweg-IDs, Bestellnummern und E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang beim Kunden ergänzen.
3. Eingangsprozess digitalisieren: E-Rechnungen werden nicht ausgedruckt, sondern automatisch eingelesen, geprüft, freigegeben und verbucht. Ein Viewer allein reicht auf Dauer nicht.
4. Archivierung sicherstellen: Maßgeblich für die Aufbewahrung ist die strukturierte Datei, nicht eine Sichtkopie. Sie muss revisionssicher und unverändert gespeichert werden.
5. Mit Kunden und Lieferanten abstimmen: Formate und Übermittlungswege klären und die Umstellung mit einigen Geschäftspartnern vorab testen.

So setzen wir die E-Rechnung in der Praxis um

Die E-Rechnung ist weniger ein Format- als ein Prozessthema. Den größten Nutzen hat, wer nicht nur die Pflicht erfüllt, sondern den gesamten Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Buchung automatisiert.

In unseren Projekten verbinden wir dazu typischerweise drei Bausteine: Im Cloud-ERP Haufe X360 entstehen Ausgangsrechnungen direkt aus dem Auftrag. Eingangsrechnungen werden im Dokumentenmanagement d.velop erfasst und revisionssicher archiviert. Die express Integration Platform überträgt die Daten automatisch in das ERP und gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab. Wie das im Detail aussieht, zeigen unsere Beiträge Eingangsrechnungen digital verarbeiten und KI für die Buchhaltung.

Sie wollen wissen, wo Ihr Unternehmen bei der E-Rechnung steht und was bis Ende 2026 noch zu tun ist? Sprechen Sie uns an – wir prüfen Ihre Ausgangslage und zeigen, wie die Umstellung ohne Medienbruch gelingt.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine steuerliche Beratung. Klären Sie Einzelfragen, etwa zur Umsatzgrenze oder zu Sonderfällen, mit Ihrer Steuerberatung.