Use Case

KI-Voice-Agent für Terminbestätigung und Telefonentlastung

Ein Voice-Agent ruft vor Terminen an, bestätigt oder verschiebt in natürlicher Sprache – und Ihr Team hat das Telefon wieder im Griff.

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60 Minuten · kostenlos und unverbindlich

Aus der Praxis

Wie eine Tierarztpraxis ihre No-Show-Quote mehr als halbierte

  • Branche: Tiermedizin
  • Region: Süddeutschland
  • rund 600 Termine pro Woche
  • Projektdauer: 2 Wochen
  • 14 % → 6 %No-Show-Quote nach 3 Monaten
  • 50+zusätzlich wahrgenommene Termine pro Woche
  • wenige Wochenbis zur Amortisation
  • spürbarbessere Google-Bewertungen

Die Ausgangslage

Über 80 Termine pro Woche fielen aus, weil Besitzer sie schlicht vergessen hatten. Das Telefon klingelte ununterbrochen, während am Empfang gleichzeitig Tiere gewogen und Besitzer beruhigt werden mussten. Erinnerungs-SMS reichten nicht – sie wurden überlesen, und kurzfristige Absagen kamen gar nicht erst an.

Die Lösung

Ein KI-Voice-Agent ruft 24 Stunden vor jedem Termin an, meldet sich mit Namen und bestätigt den Termin. Wer nicht kann, verschiebt direkt im Gespräch – der Agent kennt die freien Slots. Er spricht natürlich, wartet geduldig, wenn jemand in den Kalender schaut, und sagt den Termin ab, wenn er nicht mehr nötig ist. Das Praxisteam wird automatisch informiert.

  • Freie Slots werden sofort nachbesetzt
  • Gesprächsleitfaden und Stimme passend zur Praxis
So klingt ein Anruf
  1. Voice-AgentGuten Tag, hier ist der Terminservice der Praxis. Frau Berger, Ihr Hund hat morgen um 9 Uhr einen Termin. Passt das noch?
  2. KundinMoment, ich muss kurz in den Kalender schauen …
  3. Voice-AgentKein Problem, ich warte gern.
  4. KundinKönnen wir auf 11 Uhr gehen?
  5. Voice-Agent11 Uhr ist frei. Ich habe den Termin verschoben – Sie bekommen gleich eine Bestätigung per SMS.

Das Ergebnis nach 3 Monaten

Die No-Show-Quote sank von 14 % auf 6 %. Das sind rund 50 zusätzlich wahrgenommene Termine pro Woche – bei einem Umsatz pro Termin im mittleren zweistelligen Bereich mehrere Tausend Euro Mehrumsatz pro Woche. Das Team konzentriert sich wieder auf die Tiere, und weil niemand mehr in der Warteschleife hängt, stiegen auch die Google-Bewertungen.

So funktioniert's

Vom Erstgespräch zum Voice-Agent im Alltag

Wir starten mit dem Business Case und gehen erst live, wenn der Agent in Ihrem Betrieb sicher funktioniert.

  1. Erstgespräch

    60 Minuten: Lohnt sich ein Voice-Agent bei Ihnen? Ehrliche Einschätzung.

  2. Anbindung

    Kalender und Praxis- oder Fachsoftware verbinden, Gesprächsleitfaden festlegen.

  3. Testphase

    Echte Anrufe mit ausgewählten Kunden, Feinschliff an Stimme und Ablauf.

  4. Live-Betrieb

    Laufende Auswertung der Anrufe und Anpassung, wenn sich etwas ändert.

  • Natürliche Sprache
  • Passend für Praxen, Service und Handwerk
Häufige Fragen

Fragen zum Voice-Agent

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