Warum unsere ERP-Maßarbeit bei BL Food Trading punktet
„Dropshipping“ in Echtzeit: Mit Haufe X360 perfektioniert BL Food Trading die Lieferkette zwischen internationalen Produzenten und deutschem Lebensmittelhandel. Dabei sorgte unsere Implementierung für eine passgenaue Lösung.
Damit am Ende ein Rädchen ins andere greift
5 Fragen – 5 Antworten zu unserer Haufe X360 Lösung bei BL Food Trading:
Wie war die Ausgangslage?
Als Vertriebsgesellschaft für mediterrane Spezialitäten wie Wurst- und Schinkenprodukte punktet die BL Food Trading GmbH im Markt – und unterstützt Partner aus europäischen Nachbarländern: Im Auftrag dieser Unternehmen organisieren die Spezialisten den deutschen Vertrieb, analysieren das Marktgeschehen und optimieren Prozesse. Dabei kommt ein „Dropshipping“ (Streckengeschäft) zum Einsatz: Waren werden direkt vom Fertigungsbetrieb an das Lager des deutschen Kunden gesendet. „In der Vergangenheit wurde dabei vieles manuell gemanagt“, erklärt Benjamin Pellikan, IT & Master Data Management bei BL Food Trading. „So mussten wir zum Beispiel Lieferscheine manuell in das alte ERP eingegeben. Darüber hinaus gab es keine automatisierten Abläufe – etwa rund um die Überprüfung von Auftragsdaten.“
Warum fiel die Wahl auf Haufe X360?
Der Anforderungen an das neue ERP lagen somit auf der Hand: Zentrale Vertriebsprozesse sollten automatisiert und fehlerfrei ablaufen. Im Übrigen strebten die Spezialisten eine EDI-Verbindung (Elektronischer Datenaustausch) zu Handelspartnern an – so dass Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen direkt in das ERP einfließen. „Unter dieser Voraussetzung haben wir uns für Haufe X360 entschieden“, erklärt Benjamin Pellikan. „Die Lösung überzeugte mit großem Funktionsumfang. Beispielsweise ist es möglich, komplexe Kundenhierarchien – mit vielen Liefer- und Rechnungsadressen sowie zentralen Zahlungsdienstleistern – abzubilden und Preise feingranular zu hinterlegen.“
Wie erfolgte die Modellierung des Systems durch unsere Experten?
„Im Vorfeld haben wir per Workshop die Prozesse von BL Food Trading genau analysiert, wobei es für uns immer wichtig ist, zentrale Zielsetzungen zu verstehen“, betont Jörg Ackermann, unser Geschäftsführer bei express Cloud Solutions. „Anschließend geht es uns nicht nur darum, Wertschöpfungsketten abzubilden. Stattdessen bringen wir beide Welten zusammen: die Prozesse des Unternehmens und das dazu passende ERP. Am Ende greift ein Rädchen ins andere. Das Ganze ist eine Maßarbeit, in die unser ganzes Methodenwissen einfließt.“
Was zeichnete die Umstellung aus?
Eine Hauptrolle während der Implementierung spielte die erwähnte EDI-Verbindung, für die bei Haufe X360 der „Integration Hub“ von Procuros zur Verfügung steht – eine Plattform zur B2B-Automatisierung. Dabei haben unsere Experten den Hub umfassend an Haufe X360 angebunden. Jetzt fließt jede Bestellung nicht nur direkt in das ERP-System ein, sondern kann so auch direkt weiterverarbeitet werden. Außerdem gibt es einen spektakulären Nebeneffekt: Neue Handelspartner lassen sich problemlos anbinden – ohne, dass dafür irgendeine Rechnung bei BL Food Trading anfällt. Nur zum Vergleich: Beim alten System kostete so etwas rund 2.100 Euro pro Neuanbindung!
Und wie profitiert BL Food Trading vom neuen ERP?
Vertrieb: Mehrstufige Vertriebsprozesse werden automatisiert in Sekundenbruchteilen verarbeitet – zum Beispiel mithilfe der EDI-Verbindung. Ähnlich interessant ist das Beispiel „Rechnungen von Dienstleistern“: Sie kommen bei BL Food Trading per Mail als PDF an. Künftig werden diese Dokumente von Haufe X360 selbstständig weiterverarbeitet – das System liest die Dokumente aus und legt sie im System ab. Insgesamt lassen sich mit weniger manuellen Eingriffen mehr Transaktionen ausführen. Das Tempo bei der Verarbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen und Co. nimmt um rund 75 Prozent zu!
Marketing: BL Food Trading beobachtet den Markt und analysiert historische Daten: Zu welchem Zeitpunkt und unter welchen Konditionen hatte eine Produktvermarktung Erfolg? „Für die Antworten haben wir in der Vergangenheit mühsam verschiedene Tabellen verglichen. Das geht jetzt rund 90 Prozent schneller, weil sich alle Daten schnell verknüpfen lassen“, sagt dazu Benjamin Pellikan. Darüber hinaus punktet das Masterdaten-Management: Zu jedem der rund 350 Produkte liegt alles Wichtige an einer zentralen Stelle ab. Wenn ein Handelspartner Infos benötigt, genügen wenige Klicks für die Weitergabe.
Finanzbuchhaltung und Co.: Die Handelsspezialisten streben jetzt eine ERP-Komplettlösung an – alle Unternehmensprozesse wandern in den nächsten Monaten zu Haufe X360. Darunter ist auch die Finanzbuchhaltung, die im Moment noch per DATEV verwaltet wird. „Wir sind rundum überzeugt von diesem ERP-System, wobei übrigens auch die Cloud-Architektur für uns sehr wichtig ist“, resümiert Benjamin Pellikan. „Wir wollten unbedingt das Daten-Hosting auslagern und jede On-Premise-Lösung inklusive der Kosten vermeiden. Das ist vollständig gelungen.“
Die Vorteile für BL Food Trading im Überblick
Fehlerfrei: Nur 0,1 Prozent Fehlerquote bei der Abwicklung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen mittels effizientem EDI-Netzwerk und zentralem Master Data Management
Rasant: 75 Prozent schnellere Abläufe bei der Bearbeitung von Lieferscheinen und Rechnungen (ca. 2,5 Std. Zeitersparnis pro Woche und User)
Kostenlos: 0 Euro Zusatzkosten für die Einrichtung von neuen EDI-Verbindungen (im Vergleich zu rund 2.100 Euro Kosten pro Neuanbindung im alten System)
Übersichtlich: Komplexe Preis- und Firmenstrukturen werden feingranular abgebildet
Umfassend: Flexible Cloud-Architektur für das Daten-Hosting von mehr als 150 Dauerartikeln und 200 Aktions-/Saisonartikeln
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